Nilai Guna Arsip

Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data, dan juga merujuk kepada tempat di mana catatan dan data-data ini disimpan. Sebuah arsip mirip dengan perpustakaan. Perbedaannya ialah bahwa sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi siapa saja, kecuali arsip negara. Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini nampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. (KBBI/Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa. Jakarta: Balai Pustaka, 1988)

Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :

a.    Naskah-naskah yang diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI/Drs. A. W. Widjaja. Jakarta : Rajawali Press, 1990)

c.    Berdasarkan dua pengertian diatas, Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. mengatakan bahwa arsip yang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis ialah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut record.

d.   Sedangkan arsip statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam bahasa inggris disebut archieve.

NILAI GUNA ARSIP ( PRIMER DAN SEKUNDER )

Nilai guna arsip/rekod adalah nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip.

1. Nilai guna Primer (Primary values)

Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan  dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

1. Nilai guna administrasi

      Nilai guna  yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Contoh; undangan.

2. Nilai guna keuangan/fiskal

      Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

3. Nilai guna hukum

      Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang-undang, peraturan, surat keputusan, instruksi, edaran, perjanjian, laporan, berkas kepesertaan, dst

4. Nilai guna ilmiah dan teknologi

      Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat  atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian

2. Nilai guna Sekunder (Secondary Values)

Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

1. Nilai guna kebuktian

      Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan,  prosedur dan tata kerja, sertifikat  perusahaan dst.

2. Nilai guna informasional

      Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

3. Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip

Duplikasi atau mengandakan arsip, Accesibility, Reliability dan completeness, Cost of retention, Scarcity, Age, dan Privasi

4. Keuntungan penilaian

Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh organisasi. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat mengurangi biaya perservasi. Prosedur Penilaian Membuat klas disposal Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen. Melengkapi dokumentasi appraisal. Diterapkan pada daerah lain. Laporan untuk review

5. Alat penilaian arsip

Survey arsip adalah kegiatan untuk engumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya. Inventory rekod/arsip. Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .

Daftar Pustaka

Sulistyo-Basuki, Prof., DR. 2001. Dasar-Dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Sulistyo-Basuki, Prof., DR.1996. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.

Fahmy, Bassam. 2009. Pengantar Kearsipan dan Dokumentasi. Diunduh dari http://arsipdandok.blogspot.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokume-ntasi.html.

Wiranto, FA. 2009. UU Perpustakaan Memasuki Tahun Kedua: Menunggu Terbitnya Peraturan Pemerintah.  Genta Pustaka,  Vol. III Nomor 14, Januari-Juni 2009. Semarang: Unika Soegijapranata.

Republik Indonesia. 2007.  Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI. Diunduh http://www.files.pnri.go.id/homepage_folders/activities/high-light/ruu_perpustakaan/pdf/UU_43_2007_PERPUSTAKAAN.pdf tanggal 13 Mei 2014